Welkom op de website van de scoutsvereniging 226e Fos De Leeuwerik, een feitelijke vereniging onder de koepelorganisatie FOS Open Scouting VZW, en VZW Vriendenkring, de steunvzw van de scoutsvereniging. Ons adres is Tieltsesteenweg 105b, 9900 Eeklo. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we de persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerken. Als ledenorganisatie verwerken we uw persoonsgegevens uiteraard enkel voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt op basis van de lidmaatschapsovereenkomst bij onze scoutsbeweging als gevolg van uw inschrijving als lid en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Deze vorm van ledenbeheer is het gevolg van onze contractuele relatie die ontstond bij uw inschrijving als lid van 226e FOS De Leeuwerik.
Indien u verdere vragen heeft omtrent deze privacyverklaring, gelieve de eenheidsleiding te contacteren. Onze contactgegevens kan u hier steeds terugvinden. 

Waarom verwerken we uw gegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Algemene ledenadministratie, waaronder het bijhouden van ons ledenbestand en het beheer van lidgelden en inschrijvingen voor en organiseren van activiteiten
• Communicatie over onze activiteiten (vb. via maandmails, uitnodigingen)
• Het beheer van foto’s van onze activiteiten
• Het aanvragen van subsidies
• Om u correct te verzekeren tijdens de deelname aan deze activiteiten en om aangifte te doen van een eventueel ongeval.
• Om uw (groot)ouders/voogd te contacteren in geval van nood.
• Om adequaat te kunnen handelen bij een ongeval en om de nodige (medische) zorgen te voorzien.

Welke gegevens bewaren we?

• Persoonlijke identiteitsgegevens van het aangesloten lid: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke identiteitsgegevens van minstens één van de ouders/voogd: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken van het aangesloten lid: geslacht, geboortedatum, nationaliteit
• Gezondheidsinformatie van het aangesloten lid: contactinfo huisarts (naam, telefoon, adres), melding actuele (besmettelijke) ziektes, inname geneesmiddelen, allergieën, diëten, vaccinatie tetanus, bloedgroep, mogelijkheid deelname trektochten en sport-, spel- en zwemactiviteiten
• Contactgegevens te contacteren persoon in geval ouders onbereikbaar blijken: naam, GSM, adres, link tot het lid

Verstrekken we gegevens aan derden?

226e FOS De Leeuwerik verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze lidmaatschapsovereenkomst met jou (zie bovenstaande doeleinden) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. 226e FOS De Leeuwerik blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Uw gegevens kunnen gedeeld worden met:

• de IT-firma die ons online ledenplatform onderhoudt
• FOS Open Scouting vzw (www.fos.be), onze koepelorganisatie, met het oog op hun ledenadministratie en de verzekeringen (http://www.fosopenscouting.be/nl/administratie/verzekeringen ) waarvan wij gebruik maken
• Onze verzekeringsmaatschappijen, zoals de verzekeringsmakelaar Cornelis en Partners en de verzekeringsmaatschappij Arena
• Een arts of apotheek, indien u of uw kind op een activiteit of kamp (dringende) medische bijstand nodig heeft (u wordt steeds hiervan op de hoogte gebracht)
• De jeugdverblijven waar we op kamp gaan, indien dit vereist wordt
• een gespecialiseerde firma die we inhuren voor een activiteit, indien dit vereist wordt (bv. raften met Seniors)
• Het stadsbestuur van Eeklo, bijvoorbeeld wanneer vereist bij het indienen van een subsidiedossier (bv. tegemoetkoming voor opleidingen)
• Het Belgisch Staatsblad, indien u een bestuurder van VZW Vriendenkring bent, zoals vereist door de VZW wetgeving

Uiteraard blijven we er steeds voor waken dat gegevens die we in deze gevallen delen met derden beperkt is tot wat noodzakelijk wordt geacht voor de dienstverlening die deze derden verschaffen.

Het is ook mogelijk dat we foto’s van u of uw kind publiceren op onze website, onze Facebook-pagina en publicaties. Zulke foto’s zijn publiek toegankelijk. Indien u wenst dat we een foto verwijderen, gelieve de eenheidsleiding te contacteren.

Portretrechten

Als wij fotos trekken op kamp, mogen we deze enkel op facebook / website zetten als we toestemming hebben van jullie. Deze toestemming wordt gegeven bij de (her)inschrijving als lid. Wensen jullie hier geen toestemming voor te geven, gelieve de eenheidsleiding te contacteren. 

Wat mag zonder toestemming:

• Sfeerfoto’s: Foto’s waarin het scoutslid wordt afgebeeld maar niet het onderwerp van de foto’s is. Voorbeeld: kampvuur foto, achtergrond van een portret foto van een ander scoutslid

Wat mag niet zonder toestemming:

• Portret foto’s: Foto’s waarin het scoutslid het onderwerp van de foto is, of zeer duidelijk herkenbaar is.

Wij hopen dat jullie ons toestemming geven, zodat we onze leuke foto’s op sociale media kunnen posten, zoals we al jaren doen.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We bewaren uw gegevens tot maximum 1 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap.

Een aantal zaken worden bewust via formulieren opgevraagd en kennen een beperkte levensduur. Zo worden gegevens doorgespeeld via ‘medische fiches’ niet digitaal geregistreerd en na maximum één jaar vernietigd. 

Persoonsgegevens bewaren we hoofdzakelijk in ons online ledenplatform. De toegang tot dit platform is beperkt tot maximaal de leid(st)ers van 226e FOS De Leeuwerik en is beveiligd met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Daarnaast worden deze via een ander online platform doorgegeven aan onze koepelorganisatie FOS Open Scouting vzw. Ook daar wordt de toegang beperkt tot enkele nationale vrijwilligers en beroepskrachten.
Voor de beveiliging van uw gegevens in onze online databank werken we samen met een gespecialiseerde firma die instaat voor onze infrastructuur en onze informatiesystemen.

Het is mogelijk dat voor bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld kampen) meerdere leid(st)ers gegevens met elkaar uitwisselen. Zij zijn er zich van bewust dat ze dit met de nodige zorgzaamheid dienen te doen en deze bestanden niet langer dienen te bewaren dan nodig.

Gevoelige informatie zoals opgevraagd via de medische fiches worden niet digitaal ontsloten. Deze worden op een beperkt toegankelijke plek bewaard op papier, en dit voor een periode van maximaal één jaar. 

Doorgifte aan het buitenland

Het is mogelijk dat onze IT applicaties en elektronische opslag zich in een cloud-omgeving bevinden, waardoor uw gegevens mogelijks naar een land buiten de Europese Unie verzonden worden waar andere privacywetten gelden dan in België. In dit geval zullen we er voor zorgen dat gepaste beschermende (bv. contractuele) maatregelen getroffen worden, zoals vereist door de Belgische privacywetgeving. 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Indien een vraag gesteld wordt tot het verwijderen van alle persoonlijke identiteitsgegevens van het aangesloten lid betekent dit ook het einde van het lidmaatschap.
Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Wij kunnen u vragen om u te identificeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Wijziging privacy statement

226e FOS De Leeuwerik kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Deze privacyverklaring is het laatst bijgewerkt op 15 augustus 2018.